Pour gagner du temps, acceptez d’en perdre !

Il n’y a que 24 heures dans une journée. On en passe 6 à 8 au lit. La tentation est grande de chercher à gagner du temps en casant au chausse-pieds le plus trucs dans celles qui restent et en essayant de mieux s’organiser.

C’est la meilleure façon de ne jamais arriver au bout de votre to do list. Et de vous en vouloir. Même si l’objectif n’était pas réaliste.

À vrai dire, il ne le sera jamais tant vous ne ferez pas un peu de place aux imprévus.

Autrement dit, la meilleure manière de gagner du temps, c’est d’accepter d’en perdre.

Je m’en suis rendu compte un jour où je me suis surprise à pester car je devais répondre à un client qui me proposait du boulot.

Comme je suis indépendante, c’est plutôt une bonne nouvelle. Or, je devais lui écrire en allemand ce qui occupe davantage de bande passante qu’en français, ma langue maternelle.

Et ce jour-là, je travaillais en flux tendu. Autrement dit, cette interruption, même de bon augure, mettait mon agenda sens dessus-dessous. J’ai tapé mon mail en apnée. Après avoir appuyé sur « envoyer », j’ai réalisé que si recevoir un boulot sympa me rendait grincheuse, c’était signe qu’un truc clochait dans mon quotidien.

Très vite, deux choses m’ont sauté aux yeux :

  • Il n’existe pas de journée sans imprévu. Même minuscule.
  • Je n’en tiens jamais compte dans mon planning.

Résultat, je n’arrive jamais au bout de ma Liste de Choses à Faire et je m’en veux à mort, je me dis que je n’en fais pas assez, etc. Bonjour, spirale infernale de la culpabilité – rien de tel pour vous mettre les batteries à plat en un rien de temps.

Après des années à m’écraser le nez sur le même mur ((lien)), j’ai donc cherché une façon d’aborder le problème sous un autre angle. Pour mieux cerner ce qui clochait, j’ai créé un tableau sur deux colonnes (j’adore les tableaux, on en reparlera). Pendant 15 jours, j’ai noté sur celle de gauche ce que j’avais agendé pour la journée et sur celle de droite ce que j’avais vraiment fait, imprévus compris. J’ai réalisé que j’avais un emploi du temps de ministre du lundi au dimanche. Même le week-end, je n’avais pas une minute pour boire un café avec une copine croisée au marché, sans parler d’improviser un ciné avec ou tout simplement ne rien faire. La semaine, c’était encore pire, j’enchaînais les jobs comme à la mine, déjeunant sur mon clavier tout en triant mes mails de la main gauche – je suis droitière, mais je m’étais entraînée ! Et je me demandais pourquoi j’étais sur les rotules…

Désormais, dans mes 8 heures de travail, j’en dédie au moins une aux imprévus. Et le week-end, je m’oblige à ne pas agender plus de trois activités par jour (matin, après-midi et soirée). La couleur de mes journées a radicalement changé, je me sens mille fois plus légère et croyez-moi, il est rare que je me tourne les pouces.

En pratique

  • Pendant 15 jours, notez (faites-le vraiment) sur deux colonnes ce que vous prévoyez de faire chaque jour et ce que vous avez réellement fait. Y compris ce qui ne figurait pas à l’agenda, de la réu au dossier qu’on vous colle à la dernière minute en passant par l’apéro improvisé. Vous pouvez utiliser une application dans votre téléphone ou un carnet papier, ce qui vous paraît le plus facile et vous motive le plus.
  • A la fin de cette quinzaine, réalisez un bilan : repérez les grandes tendances – ce qui vient gripper vos journées et celles qui débordent (souvent la première et la dernière de la semaine).
  • Prévoyez une plage « vide » par jour pendant la quinzaine à venir, puis refaites le point.